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信息环境下档案行业的发展研究

2018-07-24 22:42:16 济宁星源环保科技有限公司 阅读

信息环境下档案行业的发展研究




信息环境下发达的网络为档案服务提供了快捷、便利的渠道,使人们能随时随地获得档案信息资源,但同时也给档案行业的发展带来了各方面的挑战。新型载体档案管理难度增大,怎样保证新型载体档案的真实性与完整性,做好开放与保密工作,保证档案管理工作的有序进行,对档案管理人员提出了更高的素质要求。




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1 信息环境使得新型载体档案管理难度增大 
  现如今沟通不再依赖人与人面对面交流,而依靠网络在现实生活中的便捷性来实现。与此同时档案管理方式也随之现代化多样化,感光材料(照片、缩微胶片、幻灯片、电影胶片等)、磁性材料(磁带,如录音带、录像带、计算机磁带、仪器磁带,磁盘、磁鼓、磁卡等)、光盘材料等新型载体档案各式各样的档案载体给现实带来了真实性生动性等优势的同时也增大了管理的复杂程度和繁琐度。 
  从下面一些方面来分析,第一,新型档案还原性较差,即材料一般经过二次甚至三次处理,对真实性在还原必定产生影响。它往往依赖复杂的机械,录像机、相机、电脑等,经过这些设备处理过的材料质地、颜色等常常不容易被查看者明了,由于档案保管人员自身对数据在真实性理解偏差,以及一些个人爱好等导致出现PS,裁剪等,更使真实度难以还原。 
  第二,数据安全性。新的载体在数据传播方面具有的快速、全面、传播方式多样化、传播密度大,所以导致泄露比较容易,而且泄露后往往造成大范围信息流失,一夜之间可以在全国各处传播,因此数据的保密工作刻不容缓。档案管理人员需要明了哪些安全性要求高,哪些需要公开,以及用何种方式保护这些材料,要求其态度严谨,这通常需要全体人员互相监督管理,提倡分类加密。 



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  第三,管理的整合性整体性差是现今档案管理问题突出的问题。档案管理在我国属于新概念,大多数人对其了解不深,行业缺乏拥有约束力的规章,各种公司对于管理手段管理方法在要求不一而足,有深有浅,有严有宽,管理机制不够健全,行业标准还有待进一步和细化,这些都决定着档案管理事业发展在未来。 
  2 信息环境对档案行业人才素质要求更高 
  怎样成为一个高标准高水平在档案管理人才,首先需要提高业务执行能力,失误率低,责任心强的工作人员才能保证档案管理事业的有序进行,此外,档案管理人员在综合素质需要提高,他需要明白自身所保护的材料具有怎样的历史意义,人文意义,以及如何创新档案管理方式方法,不局限自己。 
  现今是信息时代大展头角之时,纸质材料由于其储存性差,易老化等渐渐由档案管理的主要形态退居二线,纸质档案渐渐发展为以计算机网络为核心的电子数据档案。各部门人员的传播交流形式也因此发生变化,人与人的交流变为网络与网络在交流,所以人才的能力要求也相应变化,除了具有纸质档案管理的能力,还要提升计算机等数据处理的综合能力,这是时代发展所决定的。 



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  3 信息环境下档案行业面临的发展机遇 
  凡事有一利亦有一弊,我们应该在积极应对档案管理网络化带来在新型挑战在同时发现其中在有利点。它有一下几个优点需要注意: 
  3.1 促进了档案资源的传播与利用 
  计算机网络对信息在传播具有传播速度快、传播范围广、传播效率高、传播时间自由等特点,由此可以推广多种媒体互相支持的传播模式,甚至实现档案管理数字化,避免以前档案老化速度快,传播不及时,保存程度低下等困难发生。 
  3.2 提高了档案行业信息技术含量 
  相对于信息化管理,从前在纸质档案管理依赖于人工,管理技术性较低,管理方式简单,信息传播手段兴起后,材料的管理流通渐渐成为科技化技术性程度极高的行业,其特点为高度的数字化、信息化、智能化、自动化、以及完整化,它不仅是信息的简单传递更要注重对信息的采集,整理,建立系统化、民族化的信息数据库,真正让档案管理得到大众人士的认可与尊敬。 
  3.3 档案服务进一步融入公众 
  从前对档案资料的收集整理其目的是为了满足国家政策需要,所以它的工作手段工作对象都是针对国家需要来说的。而近几年来我国公民在民主化意识在不断增强,人民迫切地需要实现对国家资料管理工作进行了解,真正体会到当家作主,通过这些档案的学习了解认识到自己所生长的环境。所以说档案管理工作渐渐有了面向公众的要求。 
  网络的普及化使得网络信息资源传播量巨大,各种网络服务面向大众的日常生活所需所想。档案管理也吸取这些有利条件及理念优点,行业工作渐渐有了透明化、公开化在倾向,这主要是指公众可以通过适当的方式方法提取了解自己所需的相关材料,各不同的需求群体也受到不同的服务方式和内容。 



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  4 信息环境下档案行业的发展对策 
  信息化管理对档案管理工作人员来说有着不可忽视的挑战性,主要说来如:人员工作水平的要求相应增加,技术水平和科技水平要求较高;对社会意识的需求,档案工作者不再仅对政府负责,也要对公众负责;对档案管理体系的总体安全进行规划,提高安全意识,将安全与公开相结合,加强安全性保障体系。 
  4.1 增强档案行业及社会的档案意识 
  社会档案意识是指社会各界及公民对档案和档案工作的总体认识。社会档案意识的强弱以及正确与否,决定着人们是否重视档案、是否自觉利用档案。档案行业及社会的档案意识是催生档案利用的内在动力,是档案行业不断发展的重要推动力量。 
  4.2 提高档案行业人才的信息素养与信息技术水平 
  信息环境下档案工作向资源数字化、管理自动化方向发展,要求档案工作人员具备更高的信息素养与信息技术水平。如果档案管理者停留在传统的专业知识与观念上,不能运用现代高新技术工具,缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识,就会大大制约档案工作的创新与发展。 
  4.3 加强公众档案信息资源体系和信息利用体系建设 
  档案工作面向公众,就要注重加强公众档案信息资源体系和信息利用体系建设。第一,做好各种档案信息资源的收集,包括各种纸质档案、数字档案,并且要加快完成纸质档案的数字化,完备档案信息资源是建设档案信息资源体系的基础。第二,要建设面向公众的档案信息资源数据库。在档案信息资源数字化的基础上,对数字化的档案信息进行深入加工和组合形成档案信息资源数据库。第三,建设档案信息资源管理与服务平台。该平台应符合信息环境的特点,基于互联网和物联网进行档案管理,采用互联网技术连接和管理各类数字档案资源,利用物联网技术连接和管理各类非数字档案资源,同时为不同的终端设备提供资源访问接口,使用户不受空间、时间、访问工具的限制,方便地访问档案信息资源。 
  4.4 建设档案信息安全保障体系 
  信息环境给档案利用带来了便利性,同时也给维护档案信息资源的安全性与完整性带来了挑战。怎样有效防止人为地干扰破坏,克服信息技术自身的局限性,确保网络时代档案信息资源的安全是档案工作需要解决的问题。首先,应采用各类信息加密手段保障档案资源的保密性。根据网络环境下档案信息易变性的特点,可以采取公共密钥、数字签名、数字水印、电子印章等技术保证档案信息的真实性与完整性。第二,建立完善的数字档案备份和安全拷贝制度,使档案信息系统在遭到人为破坏或自然灾难时可以通过备份或拷贝对系统及其数据进行有效地恢复。第三,完善相关法律法规的建设,完善档案法律保障体系,对危害档案信息安全的行为进行必要的处罚,同时针对信息环境下新的危害档案信息安全的行为进行分析、识别,确定相应的处罚条款。 




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